Gestion du poste client

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La prévention du risque passe par l’analyse du poste client et sa sécurisation. L’optimisation  nécessite  impérativement une analyse de la situation financière de l’entreprise de son client,  de mesurer sa rentabilité ses liquidités, sa trésorerie et ainsi de diminuer les risques de factures impayées.

Factures impayées, comment faire.

Minimiser le risque de factures impayées.

La sécurisation du poste client passe également par la remise à niveau des conditions générales de ventes, qui entourent la facture d’un cadre juridique protecteur.  Il est également impératif de mener une réflexion sur son propre  métier et la typologie de son client.  Cette réflexion préalable permet aux entreprises de bien définir les clauses appropriées à leur activité pour anticiper et limiter au mieux toutes contestations et retarder au maximum le transfert de propriété.

Mieux vaut spécifier dans les CGV que ce transfert est effectif au paiement. D’autres clauses, portant notamment sur le retard de paiement ou encore sur l’annulation d’un marché en cas de détérioration de la solvabilité du client , méritent également qu’une attention particulière leur soit portées.

Enfin dernier point essentiel, il faut que le client prenne connaissance des CGV le plus tôt possible, l’idéal étant lors de l’ouverture du compte ou à la prise de commande, au plus tard à la livraison.

L’ouverture de compte*  n’est pas à omettre …. Il est en effet important de renseigner un maximum d’informations sur ses nouveaux clients, raison sociale, coordonnées, références bancaires, siret, cachet commercial , signature autorisée, et d’y reprendre diverses clauses incluses dans les CGV, tel que le transfert de propriété, la déchéance du terme, la clause pénale, le lieu de juridiction...

Toutes ces données démontrent l’engagement du client, font preuves devant la justice en cas de litige et  facilitent en tout cas une éventuelle procédure de recouvrement et minimisent le risque de "factures impayées".

La gestion du poste client en amont de la facturation

Au-delà de la prise de renseignements sur la solvabilité financière des nouveaux clients, il est indispensable de disposer de leur fiche d’identité (ouverture de compte*) Il est en effet beaucoup plus facile de demander ces différents renseignements à l’ouverture d’un compte qu’après la première facturation

Il est également  important de sensibiliser les forces commerciales de l’entreprise aux aspects financiers et juridiques d’un acte de vente.

Le suivi après facturation, indispensable !

L’optimisation du poste client passe également par le suivi de la chaîne de facturation. L’entreprise peut ainsi suivre l’évolution de ses délais de paiement, notamment en mettant en place une balance âgée.

Un prestataire externalisé peut contribuer à accélérer l’atteinte des objectifs notamment en menant des actions ponctuelles et très ciblées ou bien des actions récurrentes sur les comptes. L’entreprise peut également de son côté éduquer ses clients quant à leur comportement payeur.

Parallèlement, la relance en amont de l’échéance est indispensable. Elle permet de faire la preuve, de la qualité de la gestion de son poste client tout en détectant au plus tôt d’éventuel litige. En aval de l’échéance, l’entreprise peut également poursuivre ces relances amiables.

Ces procédures de recouvrement amiable, en cas de facture impayée, incluent des courriers et contacts téléphoniques d’impact croissant avec le client débiteur, suivant un enchaînement rapproché pour la crédibilité de l’action.

Passer par une société de recouvrement pour intervenir, dès l’amiable, permet, tout en conservant l’approche commerciale, d’introduire une rupture psychologique dans la démarche de relance, et peut constituer un fort levier.